Was ist ein HR-Formular?
Mit einem HR-Formular können Mitarbeitende ihre Angaben selbst erfassen. Jedes Formular kann den Mitarbeitenden im Self-Service zur Verfügung stehen oder direkt mit einer bestimmten Aufgabe verknüpft sein, zum Beispiel beim Eintritt einer neuen Person.
So lassen sich mit einem Formular fehlende Angaben im System ergänzen oder bestehende Angaben ändern.
Wie richten Sie ein Formular ein?
Zuerst erstellen Sie ein Formular. Gehen Sie dazu zu HR-Zentrale > Konfigurieren > HR-Formularvorlage.
Erstellen Sie Ihr Formular über die Schaltfläche + Formular hinzufügen. Jedes Formular besteht aus mehreren Elementen:
Ein Symbol und ein Name
Eine Beschreibung, falls Sie den Zweck des Formulars genauer erläutern möchten
Die Möglichkeit, das Formular im Self-Service bereitzustellen oder nicht
Über ein Self-Service-Formular können Mitarbeitende Ihnen zum Beispiel eine Adressänderung melden.
Mit einem Eintrittsformular erfassen Sie die Angaben einer neuen Person. Dieses Formular steht nicht im Self-Service zur Verfügung.
Die Felder der HR-Zentrale, die Mitarbeitende ändern oder ausfüllen dürfen
Wählen Sie, ob das Formular im Self-Service verfügbar sein soll, und fügen Sie anschliessend die Felder hinzu, die Mitarbeitende ändern dürfen.
Für jedes Formular können Sie ausserdem festlegen, welche Felder Pflichtfelder sind. So entscheiden Sie in den beiden obigen Beispielen, ob ein Feld leer bleiben darf oder ausgefüllt werden muss.
Mit der Schaltfläche Obligatorisch aktivieren Sie diese Option. Ist sie blau, ist das Feld ein Pflichtfeld.
Wie stellen Sie Mitarbeitenden ein Formular zu?
In den meisten Fällen ist das nicht nötig: Dank der Option Self-Service greifen Mitarbeitende selbst auf das Formular zu.
Dazu nutzen sie die Option Antrag stellen auf ihrer Startseite.
Alternativ klicken sie unten links auf ihr Profilbild oder ihre Initialen, um ihr Profil zu öffnen. Dort finden sie oben rechts die Option Änderung melden.
Es erscheint eine Liste der vorhandenen Formulare.
Anschliessend füllen sie die zu ändernden Felder aus. In der Liste der Validierenden wählen sie die Person aus, die ihre Änderungsanfrage validieren soll, bevor sie die Anfrage senden. Bei Bedarf können sie auch eine Bemerkung hinzufügen und dann die Änderung senden.
Die für die Validierung zuständige Person sieht die Anfrage direkt auf ihrem Dashboard. Mit einem Klick darauf kann sie die Anfrage einsehen und validieren.
Ist das Formular nicht im Self-Service verfügbar, senden Sie es den Mitarbeitenden über einen HR-Prozess.
Im Rahmen eines Onboardings können Sie zum Beispiel ein Formular zu einer Aufgabe hinzufügen, die Sie der neuen Person zuweisen. So holen Sie die benötigten Angaben direkt bei ihr ein.