Le module Agenda vous permet de planifier et visualiser des rendez-vous avec vos collaborateurs, vos clients, vos résidents et vos ressources (ex : salles de réunion).
Il propose plusieurs vues personnalisables et des fonctionnalités avancées comme la récurrence, les alertes et l’export.
Accéder à l’Agenda
Cliquez sur Agenda dans le menu des modules à gauche.
Vous arrivez sur votre agenda personnel en pleine page.
Vous pouvez modifier l’affichage selon vos besoins.
Les différentes vues disponibles
Le module propose plusieurs types de vues :
Vue Agenda (jour, semaine, mois)
Vue horizontale (jour, 5 jours, semaine, mois)
Vue liste (jour, semaine, mois)
Vue tableau (jour, semaine, mois)
La vue tableau est la seule vue qui permet un export CSV.
Toutes les autres vues peuvent être imprimées, mais pas exportées.
Créer une vue personnalisée
Les vues vous permettent d’afficher plusieurs agendas en même temps (collaborateurs, clients, résidents, ressources). Vous pouvez créer le nombre de vues que vous souhaitez.
Créer une nouvelle vue
Cliquez sur l’icône œil en haut à droite.
Cliquez sur Ajouter une vue.
Donnez un nom à la vue.
Sélectionnez les collaborateurs, résidents, clients ou ressources à afficher.
Chaque personne aura une couleur distincte.
Définissez la visibilité :
Vue privée (visible uniquement par vous)
Vue publique (choisir les secteurs concernés)
Cliquez sur Enregistrer.
Vous pouvez en tout temps modifier la vue, la dupliquer ou la supprimer.
Une fois créée, vous pouvez basculer entre :
Votre agenda ou
Vos vues personnalisées
Créer un rendez-vous
Cliquez sur le bouton + en bas à droite.
Renseignez :
Le titre de l’événement
Le lieu (cliquable sur mobile pour ouvrir Google Maps)
Une description
La date
L’heure de début et de fin
Cochez Toute la journée si nécessaire.
Définissez une récurrence si besoin.
Inviter les invités (par exemple les collaborateurs) et, si besoin, les ressources concernés par le rendez-vous.
Cliquez sur Enregistrer.
Le rendez-vous apparaîtra automatiquement dans l'agenda des personnes concernées. Chaque participant est identifié par une couleur dans les vues.
Gérer la récurrence
Vous pouvez configurer un rendez-vous :
Tous les jours
Tous les jours de la semaine (lundi à vendredi)
Toutes les semaines
Tous les mois
Tous les ans
Vous pouvez également définir :
Une répétition sans fin
Un nombre de répétitions
Une date de fin précise
Un résumé automatique de la récurrence s’affiche pour vérification.
Modifier un rendez-vous
Cliquez sur le rendez-vous.
Une fenêtre latérale s’ouvre avec le résumé.
Cliquez sur l’icône crayon pour modifier :
Titre
Lieu
Description
Date et heure
Récurrence
Ajouter des remarques visibles par l'équipe.
Joindre des fichiers utiles au rendez-vous.
Vous pouvez choisir si vous souhaitez modifier
uniquement cet évènement
Celui-ci et les évènements suivants
Tous les évènements
Pour accéder à des options supplémentaires, cliquez sur le bouton + dans la fenêtre.
Vous pouvez notamment :
Ajouter des alertes
Ajouter des fichiers
Ajouter des invités ou ressources oubliés
Gérer les alertes
Les alertes permettent d’identifier les rendez-vous importants.
Cliquez sur le bouton ! (point d’exclamation).
Configurez vos alertes.
Vous pouvez ainsi distinguer facilement certains types d’événements (ex : client important).