Afin de gérer les arrivées dans votre entreprise, vous pouvez mettre en place un processus d’onboarding dans tipee.
Comment fonctionne un onboarding ?
L’onboarding fonctionne en deux étapes :
La création d’un modèle d’onboarding par type de contrat (manager, vente, ressources humaines) ou par secteur d’activité.
L’utilisation de ce modèle lors de la création d’un collaborateur afin de générer automatiquement les tâches liées à ce processus et de garantir que chaque arrivée se déroule dans les meilleures conditions.
Que produit la mise en place d’un processus d’onboarding ?
Lorsque vous créez un processus d’onboarding, chaque personne impliquée dans le processus reçoit directement, sur son tipee, les tâches qui lui incombent, accompagnées d’une date d’échéance. Cela permet à chacun de se préparer efficacement à l’arrivée du collaborateur.
Le nouveau collaborateur dispose quant à lui d’un accès restreint à tipee, avec les informations nécessaires à son arrivée dans votre entreprise. Il bénéficiera d’un accès complet à tipee dès son premier jour de travail.
Comment créer un modèle d’onboarding ?
Vous devez tout d’abord configurer le processus. Pour cela, rendez-vous dans Cœur RH > Processus RH > Configurer.
Depuis cette page, vous pouvez créer autant de types de processus que nécessaire pour votre entreprise. Dans cet exemple, nous allons nous concentrer sur l’arrivée d’un nouveau collaborateur.
Attention : pour que le processus puisse être utilisé lors de la création d’un collaborateur, il doit obligatoirement être associé au type “Onboarding”.
Cliquez sur le + situé sous la section Onboarding afin de créer un nouveau modèle d’onboarding.
Dans notre exemple, nous allons créer un processus pour l’arrivée d’un nouveau chef de service.
Vous y trouverez 3 grandes catégories :
Les informations du 1er jour : elles vous permettent d’indiquer où le collaborateur devra se rendre pour débuter dans votre entreprise.
Les tâches : elles permettent de définir les actions à réaliser avant l’arrivée du collaborateur.
Membres & accès : cette section permet de définir qui a accès au processus et quel rôle chaque personne joue dans celui-ci.
Informations du 1er jours
Les informations du 1er jours vous permettront d’indiquer au nouveau collaborateur ou il doit se rendre. Vous pouvez définir:
Le lieu
Apporter une précisions sur le lieu, par exemple l’étage ou il doit se rendre.
L’heure
Ces informations seront visible pour le collaborateur dans son portail tipee avant son arrivée.
Tâches
Vous pouvez créer autant de tâches que nécessaire pour gérer le processus d’arrivée d’un collaborateur. Utilisez le bouton + Tâche pour créer une nouvelle tâche dans ce processus.
Vous disposez ensuite de plusieurs possibilités :
Nommer la tâche
Ajouter une note pour apporter davantage de précisions
Définir une date d’échéance
: cette date est toujours définie en fonction de la date d’arrivée du collaborateur.Rendre la tâche confidentielle
: cette option permet d’empêcher les personnes qui n’ont pas les accès de « Gérer » dans le processus de voir la tâche.Par défaut, la liste des tâches de l’onboarding est entièrement visible par toutes les personnes liées au processus. Pour limiter la visibilité de certaines tâches, vous pouvez donc les rendre confidentielles. Ainsi, seules les personnes disposant de l’accès « Gérer » ou la personne à qui la tâche est attribuée pourront la voir.
Cela permet également, sur la page tipee que le collaborateur voit avant de commencer, de n’afficher que les tâches qui lui incombent.
Marquer la tâche comme importante
Ajouter une pièce jointe
Ajouter un formulaire
: Permet au collaborateur de renseigner lui-même les informations du Cœur RH. Cliquez ici pour en apprendre plus !Attribuer la tâche
à un collaborateur ou définir un Persona, c’est-à-dire une personne générique. Ce Persona sera ensuite défini lors de la création du collaborateur. En apprendre plus ici.
Membres & accès
Définissez ce que chaque Persona ou collaborateur peut voir et faire dans ce processus.
Vous êtes actuellement en train de créer le processus. Celui-ci pourra ensuite être utilisé comme modèle lors de la création d’un collaborateur.
Lors de la création du processus, vous pouvez choisir si une tâche d’onboarding doit toujours être réalisée par la même personne. Dans ce cas, vous pouvez attribuer directement la tâche à un collaborateur.
À l’inverse, si la tâche doit être réalisée par une personne qui peut varier selon le collaborateur, vous pouvez utiliser un Persona.
Par exemple, vous pouvez créer un Persona « RH », qui sera responsable des tâches liées aux ressources humaines. Lors de la création d’un collaborateur, vous pourrez alors définir quelle personne occupe ce rôle pour ce processus spécifique.
Cela vous permet de créer un processus d’onboarding générique et réutilisable, tout en attribuant automatiquement les tâches aux bonnes personnes en fonction de chaque collaborateur.
Il existe trois droits différents :
Gérer : permet de tout consulter, de tout modifier et de gérer les membres.
Compléter : permet de marquer ses propres tâches comme terminées et de modifier leur date de planification. Cet accès permet également de voir l’ensemble des tâches, à l’exception de celles qui ont été définies comme confidentielles.
Consulter : aucune modification n’est possible. Cet accès permet uniquement de voir l’intégralité des tâches, à l’exception, là encore, des tâches confidentielles.
Comment attribuer le processus lors de la création d’un collaborateur ?
Une fois que votre collaborateur a été créé, vous pouvez, depuis la page « Informations » de son compte, lancer l’onboarding.
Vous pouvez alors choisir, dans votre liste de processus, celui que vous souhaitez mettre en place.
Cela ouvrira les paramètres du processus, que vous pourrez encore modifier si besoin. Il vous faudra ensuite attribuer les Personas à des collaborateurs pour cet onboarding précis. Cela permettra que les tâches assignées à chaque Persona dans ce processus soient automatiquement attribuées à la personne correspondante.
Une fois le processus lancé, les responsables des différentes tâches les retrouveront dans leur gestionnaire de tâches. La nouvelle collaboratrice aura également accès à son tipee de manière restreinte, afin de consulter les informations nécessaires à son premier jour de travail.