Qu’est-ce qu’un formulaire RH ?
Un formulaire RH permet aux collaborateurs de renseigner leurs informations. Chaque formulaire peut être disponible en libre-service pour le collaborateur ou être directement lié à une tâche spécifique, comme dans le cas de l’arrivée d’un nouvel employé.
Un formulaire permet ainsi de compléter les informations manquantes dans le système ou de modifier des informations existantes.
Comment mettre en place un formulaire ?
Tout d’abord, vous allez devoir créer un formulaire. Pour cela, rendez-vous dans Cœur RH > Configurer > Modèle de formulaire RH.
À l’aide du bouton + Ajouter un formulaire, venez créer votre formulaire. Chaque formulaire est composé de plusieurs éléments :
Une icône et un nom
Une description, si vous souhaitez préciser son utilité
La possibilité de rendre le formulaire disponible en libre-service ou non
Un formulaire en libre-service peut, par exemple, permettre à un collaborateur de vous signaler un changement d’adresse.
Un formulaire d’arrivée peut vous permettre de récupérer les informations d’un nouveau collaborateur et ne sera, lui, pas disponible en libre-service.
Les champs du Cœur RH que vous souhaitez permettre au collaborateur de modifier ou de renseigner.
Choisissez si vous souhaitez mettre le formulaire en libre-service, puis ajoutez les champs que vous souhaitez permettre au collaborateur de modifier.
Pour chaque formulaire, vous avez également la possibilité de rendre certains champs obligatoires ou non. Cela permet, dans les deux exemples ci-dessus, de choisir si la personne peut laisser un champ vide ou si elle doit obligatoirement le renseigner.
Le bouton Obligatoire vous permet d’activer cette option. Lorsqu’il est bleu, cela signifie que le champ est obligatoire.
Comment envoyer un formulaire à un collaborateur ?
Dans la majorité des cas, vous n’avez pas besoin de le faire. En effet, l’option Libre-service permet au collaborateur d’accéder lui-même au formulaire.
Pour cela, le collaborateur peut cliquer sur sa photo de profil ou ses initiales, en bas à gauche, puis accéder à son profil. Il dispose ensuite de l’option Annoncer un changement, située en haut à droite.
Il obtient une liste des formulaires existants.
Il peut ensuite remplir les champs à modifier, puis choisir, dans la liste des validateurs, la personne qui devra valider sa demande de changement avant de l’envoyer. Si besoin, il peut également ajouter une remarque, puis envoyer sa demande.
Du côté de la personne chargée de la validation, l’information apparaîtra directement sur sa page d’accueil. Elle pourra alors consulter et valider la demande en cliquant dessus.
Dans le cas où le formulaire n’est pas disponible en libre-service, vous devrez utiliser un processus RH pour l’envoyer au collaborateur.
Par exemple, dans le cadre d’un onboarding, vous pouvez ajouter un formulaire à une tâche que vous attribuez au collaborateur afin de recueillir les informations nécessaires auprès de celui-ci.